办公室作为综合办事机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，工作千头万绪，琐碎而繁杂。初入办公室，“小白”们是不是有些无所适从？各项工作不知如何做起？下面提供三个小窍门，希望可以让你迅速成长为“值班”工作老手。

01 时间合理分配

☆按事务的重要性来分配时间

首先是重要的事情。耗时费力、需要分析论证的事情要拿出多一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的，是需要经常思考琢磨的一个过程。比如，重要文稿的起草，重要会议活动的组织，需要长时间的调查研究，必须认真对待。

其次是一般重要的事情。比如实施或改进预定的工作计划、撰写工作报告等，力争用一天或几天时间完成。

最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项小型任务，可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访谈、联络等随时处理。

☆按日常工作的特性来分配时间

常规性工作要按规矩办。一般指计划内的工作、每天、每周、每月常规要做的工作，此类工作要按规矩办，主要是依托约定俗成且行之有效的传统做法。

临时性工作要分门别类办。办公室的人经常会遇到计划外的工作，所以应对的办法就是要分门别类办。一是分清急缓，急事抓紧办；二是分清轻重，重要事重点办；三是分清性质，性质严重的马上办，具体操作时有现成规矩可循的按规矩办；无现成规矩可循的按领导的指示办。

要注意的是，顺手就可以完成的事，即时就办。否则就有可能被其他的事打乱甚至遗忘。例如，正在写材料时突然接到一个电话，请通知某某几点开会，那就不妨赶快拨个电话告诉某某，这件事就算完成了。若放下来，则有可能因为集中精力写材料把这件事忘了。

突击性工作要全力以赴办。所谓突击性工作，是指相对集中一段时间完成某项重要任务。这类往往时间紧、标准高、要求严、困难大。因此需要相对集中时间、集中精力、全力以赴地去办。

02 分清主与次

办公室的性质决定了，我们必须在主与次，进与退，前与后之间把握好分寸。这不仅是职责的要求，也是反映我们办公室人员素质和能力的重要参数。

首先要摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动性之间的关系。要参与不干预，到位不越位，尊重不盲从。不当吹鼓手、马屁精。要能干事而不误事，要能成事而不添乱。

其次要摆正领导工作目标的统一性和职权任务的差异性的关系。要明白办公室是单位的综合部门，但不是权力部门。办公室人员尽管经常与领导在一起研究问题，尽管经常传达领导的指示，但是并不意味着可以发号施令，以领导自居。

再次是要摆正办公室人员同领导在政治地位上的平等性与分工的不同之处的关系。因此要认识到，接受领导、服从领导、服务领导不仅是办公室人员的职责所在，更是组织内部的运行的基本要求。

03 记事有门道

☆遇事做好记录

办公室的工作，大到为领导决策服务，小到收发文件、打扫卫生、通知会议等，比较繁杂。尤其是在值班时，大事小情往来不断，正在忙着一件事的时候，接二连三的其它工作一来，如果不及时记录，可能转眼就忘。因此，值班时接到的电话、接收的工作任务，要详细记录、准确传达；平时也可备个小本子，随时记录和翻阅，做到一事一记、记录详细，办完一件、划掉一件，确保工作事项不漏。

☆勤检查

办公室经常会有发文、公文流转工作，但很多时候，由于事情太多，很多人会把文件随手一放，想着过一会再发、再流转，往往时间已长，因为杂事很多，就把这件事忘了。因此，暂未处理完的公务，相关文件、材料需要要集中放在抽屉或保险柜里，每天上班后和下班前查看一下，对仍未完成的工作做到心里有数。

☆常梳理

每天上班后，对当天需要完成的工作进行梳理，按照轻重缓急合理安排时间；每天下班后，对当日工作进行总结，看是否有遗漏、未完成的工作，对第二天的工作也要进行一个大致规划，做到心中有数。